Vizyon: YRP Sarıyer İlçe Teşkilatı için güvenli, profesyonel ve yapay zekâ destekli bir dijital teşkilat sistemi kurmak; üye ve gönüllü yönetiminden saha çalışmalarına, doküman arşivinden toplantı koordinasyonuna kadar tüm süreçleri tek merkezden, şeffaf ve takip edilebilir biçimde yürütmek. Amaç teşkilatın yükünü hafifletmek, kurumsal hafızayı güçlendirmek ve hizmet anlayışını daha düzenli, daha etkin bir seviyeye taşımaktır.
Yaklaşım: Sistem organizasyon, iletişim, bilgi yönetimi ve operasyonel verimliliği güçlendirir. Siyasi propaganda veya ikna içeriği üretmez; idari ve operasyonel bir yönetim altyapısıdır.
❤ Hizmet⚖ Adalet🤝 Birlik🕊 Barış✔ Doğruluk
VICANA ilkeleri — sistemin tasarım ve kullanım anlayışının temelidir.
2 · Yönetici Özeti (1 Sayfa)
Sorun. Teşkilat çalışmaları bugün WhatsApp grupları, dağınık dosyalar ve sözlü takip üzerinden yürüyor. Bu durum bilgi kaybına, görev takibinde aksamaya, kurumsal hafıza eksikliğine ve güvenlik zafiyetlerine yol açıyor.
Çözüm. Kullanıcı girişli, rol bazlı, mobil uyumlu tek bir Dijital Teşkilat Portalı: CRM, görev yönetimi, takvim, doküman merkezi, toplantı notları, saha takibi, kadın/gençlik kolları panelleri, AR-GE bilgi bankası, seçim işleri (müşahit/sandık) koordinasyonu ve yapay zekâ asistanı.
Kazanım. Daha az kaybolan bilgi, takip edilebilir görevler, güçlü kurumsal hafıza, güvenli erişim ve AI ile hızlanan raporlama/özetleme. İlçe başkanı tek ekrandan tüm teşkilatı görür.
Yol. 90 günde aşamalı kurulum (Portal → AI/Dashboard → Mobil/Analitik). Açık kaynak ve self-host araçlarla, veri Türkiye/Avrupa sunucusunda (Hetzner), tam veri sahipliği teşkilatta.
Maliyet mantığı. Çoğunlukla açık kaynak (lisans maliyeti düşük); ana gider sunucu + danışmanlık. TSARA Consulting katkısı hizmet odaklı, etik ve destek amaçlıdır.
3 · Portal Modülleri ve Site Haritası
Portal 14 ana modülden oluşur. Her modül; amaç, kullanıcı rolleri, ekranlar ve gerekli veriler ile tanımlıdır.
🔗 PARBİS ile İlişki (önemli)
PARBİS (Parti Bilgi Sistemi), Yeniden Refah Partisi'nin resmî üye ve teşkilat kayıt sistemidir; resmî üyelik bilgileri (ad-soyad, T.C. kimlik, iletişim, il/ilçe/mahalle), teşkilat görevlileri ve sandık/müşahit kayıtları orada tutulur ve oradan rapor alınır.
DTS|OS bunu kopyalamaz, değiştirmez veya yerine geçmez. DTS|OS, PARBİS'in üzerine bir operasyon ve karar-destek katmanı ekler: yapay zekâ destekli analiz, ilçe performans puanı (KPI), üye kazanım/kayıp analizi, otomatik görev & toplantı takibi, eğitim modülleri, mobil erişim, mahalle/sandık bazlı harita analizi ve toplantı tutanaklarının AI ile özetlenmesi.
Veri koruması: Hassas resmî kayıt (T.C. kimlik vb.) PARBİS'te kalır; DTS|OS gereksiz kişisel veri toplamaz, yalnızca operasyon için gereken asgari bilgiyi (görev, etkinlik, KPI) tutar. İleride PARBİS'ten tek yönlü, izinli içe-aktarma (varsa resmî API/dışa-aktarma ile) değerlendirilebilir.
📊 Dashboard
Amaçİlçe genelinin tek ekranda özeti.RollerTümü (rolüne göre kart seti).EkranlarKPI kartları, mahalle dağılımı, duyurular, açık görevler, doğum günleri.VeriÜye/gönüllü sayısı, görev durumu, toplantı, saha, KPI.
👥 CRM — Üye & Gönüllü Takibi
AmaçÜye, gönüllü, mahalle temsilcisi, STK/esnaf/cami-okul irtibatlarının kayıt ve takibi.Rollerİlçe Başkanı, İcra, Birim Başkanı, Kadın/Gençlik Kolları (kendi listesi).EkranlarKayıt listesi, profil, etiketleme, takip notu, geçmiş, görev bağlama.VeriAd, mahalle, iletişim (KVKK uyumlu), tür, durum, notlar, ilişki geçmişi.
✅ Görev Yönetimi
AmaçTüm birimlerin görevlerini atamak, süre ve durum takibi yapmak.RollerAtayan: Başkan/İcra/Birim Başkanı · Yürüten: Gönüllü/üye.EkranlarGörev panosu (kanban), atama, son tarih, durum, ek dosya.VeriBaşlık, birim, sorumlu, tarih, öncelik, durum, ilişkili kayıt.
📅 Takvim
AmaçToplantı, etkinlik ve saha programlarını tek takvimde toplamak.RollerTümü (görünürlük rol bazlı).EkranlarAylık/haftalık görünüm, etkinlik detayı, hatırlatma.VeriTarih, saat, yer, katılımcı, tür, hatırlatma.
📝 Toplantı Notları
AmaçGündem, karar ve görevlerin kayıt altına alınması; AI ile tutanak özeti.Rollerİcra/Birim Başkanı yazar; ilgili roller okur.EkranlarGündem, katılım, karar listesi, AI özet, otomatik görev çıkarma.VeriBaşlık, tarih, katılım, kararlar, oluşturulan görevler.
📚 Doküman Merkezi
AmaçYönetmelik, tutanak, eğitim, şablon, SOP, FAQ ve ilçe belgelerinin güvenli arşivi (AI ile aranabilir).RollerYükleme yetkili roller; okuma rol bazlı.EkranlarKlasör, arama, sürüm (versiyon), erişim izni.VeriBelge, tür, birim, tarih, sürüm, erişim seviyesi.
📍 Saha Çalışmaları
AmaçMahalle/esnaf/hane ziyaretlerinin planlanması, görevlendirilmesi ve raporlanması.RollerSaha sorumlusu, gönüllü, birim başkanı.EkranlarZiyaret planı, görevlendirme, saha raporu (mobil), harita/mahalle.VeriÇalışma, sorumlu, tarih, durum, rapor, yeni irtibatlar.
🌸 Kadın Kolları Paneli
AmaçKadın kollarına özel üye, etkinlik ve görev koordinasyonu.RollerKadın Kolları Başkanı ve ekibi.EkranlarMini-dashboard, üye listesi, etkinlik, görev.VeriKadın üye, etkinlik, görev, gönüllü.
🚀 Gençlik Kolları Paneli
AmaçGençlik kollarına özel üye, etkinlik ve gönüllü yönetimi.RollerGençlik Kolları Başkanı ve ekibi.EkranlarMini-dashboard, etkinlik takvimi, görev, içerik.VeriGenç üye, etkinlik, saha, içerik görevi.
📖 AR-GE Bilgi Bankası
Amaçİlçe verileri, raporlar, analizler ve kurumsal hafızanın AI destekli bilgi bankası.RollerAR-GE ekibi, İcra (okuma).EkranlarMahalle profilleri, raporlar, şablonlar, AI soru-cevap.VeriDemografi/ihtiyaç notları, anket özetleri, arşiv belgeleri.
🗳️ Seçim İşleri (Sandık/Müşahit)
AmaçYasal seçim günü organizasyonu: sandık takibi ve müşahit görevlendirme.RollerSeçim İşleri sorumlusu, İcra.EkranlarSandık-müşahit listesi, eksik takibi, görevli gönüllüler.VeriBölge, sandık no, müşahit, durum, iletişim.
⚖️ Yalnızca yasal seçim süreci koordinasyonu içindir; etik ve mevzuata uygun kullanılır.
📣 Sosyal Medya Planlayıcı
AmaçHaftalık içerik takvimi ve marka tutarlılığı (yönetici onaylı).RollerTanıtım ekibi.Ekranlarİçerik takvimi, taslak, onay akışı, marka kılavuzu.VeriGün, içerik, durum, sorumlu, görsel.
🤖 AI Asistan
AmaçToplantı özeti, görev oluşturma, belge arama, rapor ve duyuru taslağı.RollerTümü (yetki dahilinde).EkranlarSohbet, hızlı komutlar, kaynak gösterimi.VeriYalnızca portal içi teşkilat verisi (kapalı çevre).
⚙️ Ayarlar
AmaçHesap, güvenlik (2FA/SSO), rol ve bildirim yönetimi.RollerYönetici.EkranlarGüvenlik, roller, bildirim, yedekleme durumu.VeriKullanıcı, rol, oturum, log.
4 · Kullanıcı Rolleri ve Yetkiler
| Rol | Erişim | Temel yetkiler |
|---|
| İlçe Başkanı | Tam | Tüm modüller, onay, rapor, kullanıcı yönetimi. |
| İcra Kurulu | Tam (yönetim) | Görev/toplantı yönetimi, CRM, doküman, raporlar. |
| Birim Başkanı | Birim + ortak | Kendi biriminin görev, üye ve sahası; ortak takvim/doküman. |
| Kadın Kolları | Kadın kolları paneli + ortak | Kadın kolları üye/etkinlik/görev; ortak modüller. |
| Gençlik Kolları | Gençlik paneli + ortak | Gençlik üye/etkinlik/görev; ortak modüller. |
| AR-GE | Bilgi bankası + ortak | Rapor/analiz, doküman, AI soru-cevap. |
| Seçim İşleri | Seçim modülü + ortak | Sandık/müşahit takibi, görevlendirme. |
| Tanıtım | Sosyal medya + ortak | İçerik takvimi, taslak, onaya gönderme. |
| Gönüllü | Sınırlı | Kendi görevleri, takvim, doküman okuma, saha raporu, AI. |
İlke: en az yetki (least privilege). Herkes yalnızca işine gereken kadar erişir. Yetki değişiklikleri loglanır.
5 · Güvenlik Kuralları
- Tek oturum açma (SSO) + 2FA: Tüm girişler Keycloak ile; iki adımlı doğrulama zorunlu.
- Rol bazlı erişim (RBAC): 9 rol, en az yetki ilkesi; modül ve veri seviyesinde izin.
- Şifre paylaşımı YASAK: Ortak şifre yerine kişisel hesap + yetkili yönetici sistemi.
- Denetim kaydı (audit log): Kim, ne zaman, neye erişti — kayıt altında.
- Otomatik yedekleme: Günlük şifreli yedek; periyodik geri-yükleme testi.
- Veri sahipliği & yer: Veri teşkilata ait, Hetzner (Almanya/AB) sunucuda; KVKK uyumlu.
- Belge sürüm kontrolü: Doküman merkezinde versiyon ve erişim izni.
- Ayrılan üye: Hesap anında pasifleştirilir; erişim geçmişi korunur.
6 · AI Kullanım Politikası
- Kapalı çevre: AI yalnızca portal içindeki teşkilat verisi üzerinde çalışır; kişisel veri dışarı sızdırılmaz.
- İnsan onayı: AI çıktıları (özet, duyuru, rapor) taslaktır; yetkili kişi onaylamadan yayınlanmaz.
- Şeffaflık: AI yanıtları kaynağı (hangi belge/toplantı) gösterir.
- Sınır: AI idari/operasyonel destekle sınırlıdır — manipülatif veya kişisel hedefleme içeriği üretmez.
- Etik: Barışçıl, doğru, saygılı dil; VICANA ilkelerine uygun kullanım.
- Kayıt: AI kullanımı loglanır; hassas işlemler yöneticiye görünür.
7 · 90 Günlük Uygulama Planı
Ay 1 — Temel (Gün 1–30): Sunucu kurulumu (Hetzner/Docker), kullanıcı girişi (Keycloak), Doküman Merkezi (Nextcloud), CRM ve Görev/Takvim (OpenProject). Roller tanımlanır, ilk veri girişi ve 1 pilot birim eğitimi.
Ay 2 — Zekâ (Gün 31–60): Dashboard, AI Asistan (Open WebUI + Claude/GPT) ve toplantı özeti, AR-GE Bilgi Bankası, otomasyonlar (n8n: görev/hatırlatma/WhatsApp bildirim). Kadın & Gençlik kolları panelleri devreye alınır.
Ay 3 — Yaygınlaşma (Gün 61–90): Mobil uyum, analitik/raporlama, Saha & Seçim İşleri modülleri, tüm birim eğitimleri (Eğitim Akademisi), güvenlik denetimi ve canlıya tam geçiş.
8 · WhatsApp Duyuru Metni (Başkanlara)
Kıymetli Başkanlarım, selamünaleyküm.
TSARA Consulting olarak YRP Sarıyer teşkilat çalışmalarımızı daha düzenli, güvenli ve verimli hale getirmek amacıyla bir "Dijital Teşkilat Portalı" hazırladık.
Bu sistemde:
✅ Üye ve gönüllü takibi
✅ Görev ve toplantı yönetimi
✅ Doküman arşivi
✅ Saha çalışmaları
✅ Kadın ve Gençlik Kolları koordinasyonu
✅ AR-GE bilgi bankası
✅ Sosyal medya planlama
✅ Yapay zekâ destekli raporlama
tek merkezden, güvenli şekilde yönetilebilir.
Amacımız; teşkilatımızın yükünü hafifletmek, kurumsal hafızayı güçlendirmek, işleri takip edilebilir kılmak ve hizmet anlayışımızı daha profesyonel bir seviyeye taşımaktır.
Bu çalışmayı tamamen destek amaçlı, barışçıl, etik ve hizmet odaklı bir danışmanlık katkısı olarak sunuyoruz.
Çalışan demo ekranını sizlere göstermek isteriz.
Selam ve saygılarımla,
Serdal Şahin — TSARA Consulting
9 · Başkanlara Sunulacak Kısa Konuşma Metni
"Kıymetli başkanlarım, selamünaleyküm.
Bugün sizlere teşkilatımızın işini kolaylaştıracak bir çalışma sunmak istiyorum. Hepimiz biliyoruz ki çalışmalarımız büyüdükçe; üye takibi, görevler, toplantılar ve belgeler dağınık hale gelebiliyor, bazen bilgi kayboluyor.
Hazırladığımız Dijital Teşkilat Portalı tüm bunları tek bir güvenli ekranda topluyor: üyelerimiz, gönüllülerimiz, görevlerimiz, toplantı notlarımız, sahadaki çalışmalarımız, kadın ve gençlik kollarımız — hepsi tek yerde, takip edilebilir ve güvenli.
Sisteme yapay zekâ da ekledik; toplantı özetleri, raporlar ve duyuru taslakları artık dakikalar içinde, ama her zaman bizim onayımızla hazırlanıyor.
Bu çalışmayı tamamen hizmet niyetiyle, barışçıl ve etik bir danışmanlık katkısı olarak sunuyorum. İlkemiz açık: hizmet, adalet, birlik, barış ve doğruluk.
İzninizle önce çalışan demo ekranımızı göstereyim; sonra 90 günlük planımızı birlikte değerlendirelim. Hayırlı olsun."
10 · Teknik Altyapı Önerisi
| Katman | Araç | Görev |
|---|
| Sunucu | Hetzner (Almanya/AB) | Veri sahipliği teşkilatta, KVKK uyumlu barındırma. |
| Konteyner | Docker | Tüm servisler izole, taşınabilir, kolay güncellenir. |
| Doküman | Nextcloud | Dosya/doküman merkezi, sürüm, paylaşım, mobil. |
| Görev/Proje | OpenProject | Görev yönetimi, takvim, toplantı, raporlama. |
| Otomasyon | n8n | Bildirim, görev oluşturma, WhatsApp entegrasyonu, akışlar. |
| Veritabanı | PostgreSQL | Güvenli, ölçeklenebilir ana veri tabanı. |
| Kimlik/Güvenlik | Keycloak | SSO, 2FA, rol bazlı erişim (RBAC). |
| AI arayüz | Open WebUI | AI asistan arayüzü, kapalı çevre. |
| AI motor | Claude / GPT | Özet, taslak, arama, raporlama (insan onaylı). |
Neden bu yığın? Çoğu açık kaynak ve self-host → düşük lisans maliyeti, tam veri sahipliği, bağımsızlık. Hepsi Docker ile tek sunucuda yönetilebilir; ileride yedekli/ölçekli yapıya geçilebilir.